Depunerea de cereri/solicitari/sesizari/propuneri scrise pe suport de hartie

foarte slabaslababunafoarte bunaexcelenta (2 evaluari, media: 5,00 din maxim posibil 5)
Încarc...

In Romania anului 2016 este inadmisibil ca cetateanul sa nu aiba optiunea/posibilitatea de a transmite catre autoritatile statului cereri/sesizari/propuneri/reclamatii/memorii in format electronic care sa fie inregistrate (sa primeasca tot electronic numar de inregistrare si confirmarea ca documentul a fost receptionat si citit) iar ulterior sa primeasca, tot electronic raspunsurile corespunzatoare.
Un obstacol/problema majora e faptul ca trebuie sa scrii de mana/printezi, sa semnezi, sa te deplasezi la sediul institutiei, sa stai la cozi ca sa depui acel document.
Procedura pe care o propun e urmatoarea:
a. crearea unei adrese de e-mail pentru acest tip de corespondenta
b. crearea de spatiu suficient de mare pe serverul de mail al casutei de mail pentru a accepta corespondenta masiva (cateva zeci de GB)
c. desemnarea unei/unor persoane responsabile (functionar de executie) cu descarcarea mailurilor (la un anumit interval de timp), inregistrarea acestora, comunicarea catre expeditor (tot prin e-mail) a numarului de inregistrare si a termenului in care va primi raspunsul
d. desemnarea unei/unor persoane responsabile (functionar superior cu cunostinte foarte bune in domeniul acesta) care sa citeasca cu atentie fiecare e-mail si sa il directioneze catre departamentul/persoana responsabila cu raspunsul la cerere. Se va solicita confirmare de primire si citire a e-mailului de catre persoana careia i se trimite acest mail. Tot aceasta persoana va arhiva, pe departamente/persoane aceste cereri.
e. responsabilizarea (prin fisa postului) persoanelor/depart. care trebuie sa dea raspunsul la cererea cetateanului sau care, impreuna cu alte departamente sau persoane (problema mai complexa) trebuie sa dea acest raspuns. Stabilirea unor termene (in interiorul termenului legal de raspuns) in care trebuie raspuns cetateanului. Consemnarea intr-o arhiva electronica (intr-un format tabelar de tip excel sau baze de date pentru a putea fi sortate, analizate si evaluate tipurile de cereri si probleme primite) atat a cererilor cat si a raspunsurilor transmise.