Comunicarea ingreunata si birocratia

foarte slabaslababunafoarte bunaexcelenta (Evaluați aceasta propunere)
Încarc...

O parte dintre problemele privind administrația publica sunt legate de fluxurile de informatie ingreunate si de solicitările de date sau documente.
Oamenii sunt nevoiti uneori sa lipseasca de la serviciu pentru a putea depune o solicitare ori actele solicitate sau trebuie sa revina cu doua-trei adrese in decurs de trei luni pentru a primi un raspuns la ceva (termenul legal de raspuns fiind de 30 de zile).
Mult din ceea ce inseamna comunicare cu cetatenii, interna sau cu alte institutii se face fie prin corespondenta pe suport hartie, cu semnatura si stampila in original, fie verbal. Unele institutii lucreaza cu mai mult de doua programe informatice intr-un birou/serviciu (Excel, Acess, FoxPro, SEAP, baze de date specifice ale institutiilor sau ministerelor) plus arhiva pe suport fizic (hartie).
Se poate ajunge astfel la intrazieri de cateva zile doar din cauza ca ceva trebuie semnat sau predat pe suport hartie, pentru ca exista proceduri / norme interinstitutionale care spun ca trebuie facute 2 acte pe rand / in zile diferite in locul unuia singur sau ca trebuie facute acte chiar daca nu s-a modificat ceva, la care se pot adauga alte cateva zile din cauza unor sisteme informatice care nu functioneaza corect, a concediilor si nu numai.
Posibile solutii:
1. Implementarea de sisteme informatice integrate unice la nivelul institutiilor cu acelasi specific sau pentru acelasi tip de activitate, cu posibilitati multiple de cautare si raportare a informatiilor.
Desi scopurile si unele activitati sunt diferite de cele din mediul privat unde o societate multinationala isi poate desfasura activitatile pe baza unui singur sistem informatic (ex: SAP), multe programe informatice pot fi configurate conform solicitarilor beneficiarului.
2. Pe baza informatiilor oferite de sistemele informatice se pot face si evaluarile anuale de performanta.
3. Corespondenta interna si o parte din cea externa pot fi purtate pe mailuri cu semnaturi electronice individuale iar volumul de hartii semnate si stampilate care circula intre institutiile statului sau intre birourile aceleiasi institutii poate fi redus prin utilizarea de mailuri pe domeniul institutiei respective (sau a unei institutii superioare).
Acest lucru va reduce si utilizarea hartiei atunci cand nu este necesar si va reduce timpul de raspuns, in general.